长沙市城南堂新址设备设施采购管理 及采购流程

长沙市城南堂新址设备设施采购管理

及采购流程

一、目的

为规范本堂新址搬迁的采购流程，提高采购工作效率，为顺利搬迁提供保障，并最大化降低搬迁成本，为本堂带来更大经济效益。

二、适用范围

适用本堂搬迁范围内的所有采购项目。

三、内容

（一）总则：

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

（二）基本流程：

采购需求审批—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—分类入库—核对清单—财务结算

四、管理细则

（一）采购清单的要素

1.完整的采购清单应包括以下要素：

（1）请购的部门；  

（2）请购物品所属项目； 

（3）请购的用途；

（4）请购的物品名；

（5）请购的物品数量；

（6）请购的物品规格；

（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；

（8）请购物品的需求时间；

（9）请购如有特殊需要请备注；

（10）请购单填写人；

（11）请购的部门负责人；

（12）请购单的审核人；

（13）财务审核人；

（14）专管负责人审核。  

2.采购清单及其规定

（1）采购清单应按照要素填写完整、字迹清晰，由本组负责人审核批准后，报项目负责人签字。

（2）采购物品涉及种类、数量过多时，可以以附件清单的形式进行提交，同时将清单电子版一并提交。

（3）采购若为单一来源或指定采购厂家及品牌的产品，采购组必须作出书面说明。

（4）采购清单使用本堂设计的统一表单，采购组若有更改和补充，应以书面形式报请项目总负责人。 

3.采购清单的审查

（1）在接到采购清单时，应仔细检查表单填写的内容是否按规定填写，检查采购事项是否经过审批。

（2）收到采购清单时，应遵循以下原则：无计划，不采购；名称规格等不完整清晰，不采购；图纸、技术资料不全，不采购；库存超积压的物资，不采购。

（3）对于不符合规定和撤销的采购计划，应及时通知各采购组。

（二）询价及其规定

（1）咨询价格时，请认真审阅采购清单的品名、规格、数量、名称，了解其技术参数要求。

（2）遇到问题，应及时与本组负责人沟通。

（3）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。

（4）对于紧急采购的项目应优先处理。

（5）所有采购项目，必须先向生产厂家或供应商直接询价，尽量不通过其代理或各种中介机构询价。

（6）对于需要的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品，可以推荐采购替代品。

（7）项目若有单次采购金额较大的情况，询价前应先向相关负责同工汇报，将拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报项目总负责人批准，方可询价或发放标书。

（8）询价时，对规格和技术参数要求相同的物品，应对不同品牌进行询价。

（9）除固定资产外，根据单次采购金额的大小不同，选择供应商询价；参与比价的供应商或招标采购的供应商，参与的数量也有不同。金额大的，应邀相关负责人参与监督。

（10）比价采购或招标采购所邀请的单位，均应具备一定资质和实力，具有提供或完成本堂所需物资的能力。

（11）比价采购或招标采购应按照本堂规定的表单格式或拟定完整的招标文件格式进行。

（12）在询价时遇到特殊情况，应书面报请本项目负责人批示。

（三）比价、议价

（1）对厂商的供应能力、交货时间、产品服务质量进行确认。

（2）对合格的供应商价格进行市场分析，考察是否还有其他厂商的价格更低，所报价格的综合条件更加突出。

（3）收到供应单位的第一次报价或进行开标后的价格，应及时向本项目负责人汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

（4）重要项目应通过一定的方法，对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。

（5）对拟合作单位或拟中标单位进行价格、条件进一步谈判。 

（四）比价、议价及结果汇总

应按照规定的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。

（五）合同签订及其规定

1.合同正文包含的要素

（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；

（2）采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。

（3）含包装要求，备品备件包装运输要求。

（4）合同总额应为含税金额，特殊情况须注明。

（5）付款方式。

（6）交货期。

（7）质量保证期；质量要求及规范。

（8）违约责任和解决纠纷的办法。

（9）双方的单位信息。

（10）其他约定。

  2.合同签订及其规定 

（1）拟定合同条款时，一定要将各种风险降低到最低。

（2）如物品订购数量较多，且价值较大或难清点的情况时，务必请厂商派代表来场协助清点。

（3）质保期一定要明确从什么时候开始，并应尽量要求厂商延长产品质保期。

（4）详细约定发票的提供时间及要求。

（5）针对不同的合同，约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。

（6）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。

（7）违约责任一定要详细、具体。

（8）比价汇总表单巡签完毕后，方可进行合同的签订工作。

（9）合同签订前，应按照规定对合同进行巡签审查。

（10）合同巡签审查后，应由本项目负责人或法人代表签字，加盖公司合同章方可生效。

（11）签订的所有合同，应及时报送财务部门。

（六）付款及合同执行

 （1）付款规定 

①所有已签订合同付款时，应参照本堂财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。

②采购项目按照进度付款时，必须确保质检合格方可付款。

③财务部门在接到付款审批单后，应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款时，应及时通知采购组并汇报项目总负责人。

（2）合同执行

①已签订合同由采购组负责跟进，由采购负责人进行监督，如出现问题，采购组应及时提出建议或补救措施，并及时报告项目总负责人。

②已签合同在执行期，应及时掌握合作单位对合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。

③合同履行期间，应按照约定严格执行合同，遇未尽事宜，应及时协商并签订补充协议。

（七）验收入库与退货

（1）验收入库流程

（2）验收入库要求

①搬迁采购的所有设备设施、办公用品入库前，均应通过相关专业人员、采购、主管等现场的检验或验收。

②采购物品在运达新址后，采购组应及时通知相关人员安排卸货与搬运。

③对于未及时验收的，仓库在收到送货清单后，应将其作为暂存物资接受，并妥善保管。

④对已经验收的货品，应及时办理入库手续，并及时填写入库清单或台账。

⑤对验收合格的固定资产，按照固定资产进行编号入账。

（3）退、换货要求

①对验收不合格的物品，由采购负责人与供应商协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类登记，标注并建立不合格采购品名录，作为供应商管理评估的依据。

②退、换货延长物品到货期限时，要及时告知项目负责人。