湖南省基督教兩會財務檔案管理製度

湖南省基督教兩會財務檔案管理製度

第一條  為了加強湖南省基督教兩會財務檔案管理，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，結合省“兩會”實際，製定本方法。

第二條  財務部必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀管理製度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

第三條  會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

（四）其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第四條  每年形成的會計檔案，應當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編製會計檔案保管清冊。

第五條  保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者複製，並辦理登記手續。查閱或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。

第六條  各種會計檔案的保管期限，根據特點可分為永久、定期兩類。永久檔案應長期保管，不可銷毀；定期檔案根據保管期限分為10年、30年2類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

會計檔案保管期限為最低保管期限，具體如下。

（一）需要永久保存的會計檔案：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告、年度財務決算、會計檔案鑒定意見書。

（二）保管期限為30年的會計檔案：會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬（現金和銀行存款日記賬除外）和輔助賬簿；會計檔案移交清冊；固定資產卡片（至報廢清理後5年）

（三）保管期限為10年的會計檔案：會計月、季、半年度報表；銀行存款餘額調節表；銀行對賬單；納稅申報表；電子支付業務協議等操作類文件。

第七條  保管期滿的會計檔案，除本方法第八條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

（一）由財務部同省“兩會”駐會領導班子提出銷毀意見，編製會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（二）單位財務主管領導在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）銷毀會計檔案時，應當由省“兩會”駐會領導班子和財務部共同派員監銷。

（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位財務主管領導。

第八條  保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九條  按照電子計算機進行會計核算的檔案，應當保存打印出的紙質會計檔案和備份硬盤同時保管。

第十條  湖南省基督教兩會因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。

第十一條  基建工程建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算後移交給財務部，並按規定辦理交接手續。

第十二條  移交會計檔案，應當編製會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第十三條  湖南省基督教兩會財務部負責解釋和修訂本管理製度。